Gestión Electrónica Documental

Gestión Electrónica Documental

La Modernización del Estado continua focalizándose en el concepto de Gestión Documental Electrónica. En este marco, se presenta un recorrido que le facilitará conocer los conceptos principales de esta política pública, sus beneficios e impacto en el Estado y la ciudadanía.

Se plantea por objetivo explicar el modelo de Gestión Documental adoptado por el Estado Argentino basado en el desafío de modernizar el Sector Público Nacional mediante el uso de la informática, la conectividad, las herramientas colaborativas y el gobierno abierto.

La Gestión Documental Electrónica tiene los siguientes objetivos:

  1. Eliminar por completo el papel como soporte de registro, digitalizando todos los procesos de gestión del Estado.
  2. Abrir la gestión hacia los ciudadanos para que puedan realizar trámites a distancia, desde sus hogares y oficinas.
  3. Mejorar la agilidad, el control y la transparencia de las operaciones realizadas.
  4. Posibilitar el ahorro de tiempo y de recursos materiales de todo tipo.

Definición

Se trata de un nuevo enfoque de e-administración, e-gobierno o gobierno electrónico que refleja una concepción de administración orientada a satisfacer las necesidades de los ciudadanos con el apoyo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), y sobre la base de la excelencia en la prestación de los servicios públicos.

Las administraciones públicas son en todo el mundo las organizaciones que más documentos generan y gestionan; por su naturaleza, los trámites en el Estado son básicamente expedientes y otros contenedores de documentación que respaldan todos los actos de gobierno y guardan información.

El modelo basado en el papel —e incluso el modelo mixto de papel con digitalización— implica no solo mayor volumen de archivos, traslados físicos y consumo de materiales, sino que solo permite procesar la información mediante la lectura de una persona. Tecnología con varios siglos de atraso.

En ese sentido, el Ministerio de Modernización de la Nación aprobó el Plan de Modernización del Estado mediante el Decreto 434/2016. Se aplica en: la administración central (APN); los organismos descentralizados y las entidades autárquicas; y en las empresas y sociedades del Estado.

En el marco del Plan de Modernización del Estado y el Decreto 561/2016 y con el objetivo de desarrollar una gestión de gobierno que brinde servicios de calidad de forma simple, eficiente y moderna se llevará a cabo la digitalización de todos los trámites y comunicaciones de la Administración Pública Nacional (APN). Para su implementación se ha desarrollado el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE). Esta plataforma informática respeta todos los criterios establecidos por ley y permite la gestión de todos los trámites de gobierno.

Relación con el contexto internacional de la Modernización de los Estados

Ante el avance de estas tecnologías en la vida diaria de las personas, el Estado argentino ha tenido que implementar y utilizar las TIC en beneficio de los ciudadanos. Gradualmente fue orientando sus políticas de manera general e integral a la eficiencia y transparencia de los procesos gubernamentales, al acceso a la información pública, al desarrollo sustentable, a la integración económica y social mediante la implementación de nuevas tecnologías y a la amplitud de los servicios brindados al ciudadano. A partir de la convergencia entre los procesos de reforma del Estado y el desarrollo y popularización de las TIC, el gobierno electrónico se estableció como una necesidad para que la administración pública, en todos los contextos y latitudes, se ponga a la altura del siglo XXI. Un nuevo Estado de derecho exige un gobierno distinto.

El aprendizaje de experiencias previas de otras ciudades y estados y la comparación con casos de referencia permitió al Estado nacional diseñar un plan de transformación adecuado a su perfil particular sin caer en los errores más habituales en los procesos similares.

La tendencia es global. De hecho, ha habido últimamente en el mundo un sinnúmero de esfuerzos en pos de la “despapelización”, pero han sido todos parciales o incompletos. Algunas administraciones como la de Estonia a nivel nacional, el caso de la provincia argentina de San Luis o la ciudad estadounidense de Chicago, han alcanzado un interesante desarrollo en este sentido. En el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires se ha concretado lo que no se había hecho anteriormente en ninguna otra administración. Se ha pasado de una burocracia centrada en el papel a generar la totalidad de los trámites operativos en forma digital. Además, se comenzó a abrir la gestión hacia los ciudadanos, que hoy pueden operar más de 800 trámites a distancia, desde sus hogares y sin intervención presencial alguna. El mismo modelo de Gestión Documental se ha adoptado para la Administración Pública Nacional.

El programa argentino de Gestión Documental Electrónica en el contexto del nuevo orden mundial

Europa, con Inglaterra y Francia al frente, fue nuevamente pionera en el desarrollo de este nuevo enfoque de gobierno, más ágil e interactivo y con muchos menos papeles. Allí se implementaron proyectos de gobierno electrónico sobre tecnologías relativamente primitivas, mientras que en países como Estados Unidos, España o Estonia se han implementado más recientemente modelos más integrales apoyados en los saltos cualitativos de las TIC a comienzos del siglo XXI.

Detrás de los países de avanzada, el modelo de gobierno electrónico marca el rumbo a las administraciones públicas de todo el mundo, ya que se vislumbra como herramienta para la inclusión, el crecimiento sostenible y el desarrollo económico, político y social. La creciente infraestructura, el mayor acceso a la información y la educación, y la alfabetización digital masiva son algunos de los factores que aceleran la transición hacia gobiernos electrónicos aún en países en desarrollo. Como planteó un informe de gobierno electrónico en el mundo publicado por The Economist en 2008: “La tecnología por sí misma no trae la reforma, pero hace los cambios más fáciles, más baratos y más efectivos”.

La Gestión Electrónica Documental  en la Argentina del 2017

Como resultado del proceso de implementación de la Gestión Documental Electrónica, por ejemplo, en el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires (GCABA), a fines de 2013 casi la totalidad de los trámites (más de 800), ya se realizaban con Expediente Electrónico (EE) dentro del entorno del ecosistema SADE, y hoy son más de 850. Actualmente, este proceso que comenzó en el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, se está extendiendo rápidamente a todo el Estado Argentino. En este marco, con el decreto 13/2015 que crea el Ministerio de Modernización, expresa: “Que para impulsar las políticas de jerarquización del empleo público y su vínculo con las nuevas formas de gestión que requiere un Estado moderno, como así también el desarrollo de tecnologías aplicadas a la administración pública central y descentralizada, que acerquen al ciudadano a la gestión del Gobierno Nacional, así como la implementación de proyectos para las provincias y municipios de políticas de tecnologías de la información, se hace necesaria la creación del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN…”Asimismo, el decreto 434/2016, plantea un plan de Modernización que : “… se sustenta en ejes de trabajo para alcanzar un Estado sólido, moderno y eficiente, con cuerpos técnicos profesionalizados, orientados a una gestión por resultados, en un marco de plena transparencia de sus acciones y sujetos a rendición de cuentas de lo actuado, permitiendo así afianzar la confianza en la relación con la ciudadanía, la protección de sus derechos, proveyendo bienes y servicios de calidad y promoviendo eficazmente la iniciativa de las personas sin generar tramitaciones innecesarias…”

En los próximos años, se busca, para poder avanzar en esta dirección, un replanteo conceptual cada vez más profundo de la gestión de documentos sobre la nueva lógica que aportan los sistemas informáticos, para que no solo se pasen a formatos digitales los papeles, sino que se ponga orden a los procesos de creación, modificación, circulación y guarda de la información, así como también para que el ciudadano tenga una cartilla de trámites y consultas digitales en crecimiento constante.

Herramientas y metodologías

Con la llegada de las TIC se incorporaron en las administraciones públicas las computadoras y los sistemas para mejorar algunos de los procesos de gestión de los documentos. Sin embargo, dados los enormes costos iniciales de equipos, los abordajes fragmentarios y la resistencia al cambio en las mismas organizaciones, rara vez la administración pública avanzó en las TIC al ritmo en que lo hicieron las organizaciones privadas en las últimas décadas. De esta forma, para poder avanzar en la dirección del gobierno electrónico es necesario un replanteo conceptual de la gestión de documentos, aprovechando las ventajas de la nueva metodología que aportan los sistemas informáticos, para que no solo se pasen a formatos digitales los papeles, sino que se ponga orden a los procesos de creación, modificación, circulación, registro y guarda de la información.

Esta nueva metodología de trabajo se implementó con el criterio del creciente desarrollo de las TIC, que se han globalizado y permeado en la sociedad rápidamente, afectando no solo la gestión interna de las organizaciones públicas y privadas, sino también la forma de relacionarse entre las personas, en variados contextos socioeconómicos. De acuerdo con la Unión Internacional de Telecomunicaciones, la agencia de Naciones Unidas especializada en TIC, para fines de 2014 el 44% de los hogares del mundo tendrá acceso a Internet; la comunidad global de usuarios de Internet será de aproximadamente 3.000 millones, con dos tercios en países en desarrollo, mientras que la telefonía móvil llegará a 8.000 millones de líneas –casi una por persona en el mundo–, de las que un tercio tendrá acceso a Internet de banda ancha. A partir del ritmo exponencial de desarrollo, la infraestructura global proyectada, la experiencia acumulada y la incorporación a la vida social de generaciones “nacidas digitales”, es posible vislumbrar en un futuro no muy lejano cambios aún más revolucionarios, a medida que las tecnologías se integran y potencian.

Este enfoque implica un conjunto de herramientas informáticas que se conoce como sistema de gestión documental electrónica y es la base sobre la que deben apoyarse las iniciativas de gobierno electrónico para alcanzar sus objetivos de transparencia, eficiencia, inclusión y acercamiento al  ciudadano.

Por lo general, los temas sobre los que opera un sistema electrónico de gestión de documentos son:

    • La creación de documentos electrónicos (con un único autor o elaborados en forma colaborativa).
    • La clasificación y organización de la información.
    • La validación o autenticación de documentos electrónicos (por ej., a través de la firma digital).
    • El almacenamiento, registro y guarda o archivo de los documentos (plazos, formatos, etc.)
    • El mantenimiento seguro de la información.
    • La recuperación o consulta de la información contenida en documentos electrónicos.
    • El flujo o circulación de los documentos entre distintos usuarios o reparticiones.

 Proyectos

Principalmente, la implementación de la gestión documental electrónica, que significó un avance importantísimo en materia de lo que ya se mencionó en apartados anteriores, tiene como horizonte seguir perfeccionando al Estado argentino en las siguientes cuestiones:

  • Trámites más ágiles. No solo se modificó el rol de las mesas de entradas como distribuidoras de documentos y se eliminaron los traslados físicos de los papeles, sino que el nuevo sistema impulsó otros cambios fundamentales para la celeridad.
  • Tramitación más segura. La trazabilidad de un trámite queda totalmente “cerrada”, y queda detallado quiénes participaron de la tramitación, quiénes participaron en la generación de los documentos y qué rol cumplieron en el proceso. Por otra parte, los expedientes y Registros Legajos ya no se pueden perder.
  • Más transparencia. Todos los documentos, expedientes y registros o legajos pueden ser conocidos, más allá de los que por razones fundadas puedan ser motivo de reserva en su consulta.

Impacto esperado y cambio de hábitos

A corto/mediano plazo, la implementación de la Gestión Documental Electrónica desea impactar en  la mejora de la gestión pública articulando la toma de decisiones cotidiana, el planeamiento estratégico, el proceso de programación presupuestaria, la reingeniería de procesos, el monitoreo de gestión y la rendición de cuentas por resultados. Orientar la Administración al servicio de los ciudadanos, a través de una gestión transparente y de canales efectivos de participación y control ciudadano. Promover e introducir el uso de las nuevas Tecnologías de Información y Comunicación de manera de responder con mayor celeridad y efectividad a las demandas de la sociedad.

La gestión documental electrónica, imprescindible para sentar las bases del gobierno electrónico, busca además de “despapelizar”, establecer sistemas de información actualizados que permitan hacer uso de las herramientas informáticas para acelerar procesos, bajar costos, mejorar servicios, aumentar la eficiencia y mostrar una mayor transparencia.

Además, las tecnologías no solo generan en sí mismas la modernización de procesos y herramientas, sino que son un potente agente cristalizador del cambio cultural que suele acompañar una implementación exitosa. Una vez que una tecnología ha sido implantada con éxito, y a través de ella se han formalizado nuevos procesos y prácticas de trabajo, se torna difícil retroceder, pues las organizaciones las incorporan a su comportamiento y forma de operar.

De esta forma, la gestión documental electrónica aspira a establecer un cambio de raíz en la administración pública, que implica una profunda modificación de hábitos tanto en el empleo estatal, en su forma de gestionar cualquier tipo de documento (que pasó en el Estado argentino de hacerse en papel, a hacerse electrónicamente casi en su totalidad), como en la sociedad toda, que ve un avance en su relación con el gobierno, al poder realizar cada vez más variedad de trámites y consultas de forma online.

La Gestión Documental Electrónica y el ciudadano

  1. Servicios

La Gestión Documental Electrónica, si bien está enfocada en el cambio de la forma de trabajar en el empleo público, indirectamente influye en la ciudadanía en su totalidad, con respecto al hecho de que se agilizan los trámites, se fomenta la transparencia de los mismos, y hay un cada vez más amplio margen de consulta y tramitación desde cualquier computadora. Asimismo, a pesar del crecimiento de la gestión digital, es esencial que los medios electrónicos eviten “restricciones o discriminaciones para los ciudadanos que se relacionen con las Administraciones Públicas por medios no electrónicos”.

  1. Valores
    • Propone que “la Administración y el Gobierno respondan por sus actos realizados por medios electrónicos de la misma manera que de los realizados por medios tradicionales”.
    • El gobierno desarrolla su actividad y logra alcanzar los objetivos establecidos.
    • La administración alcanza sus objetivos al menor costo posible, ya que se eliminan duplicaciones, se comparten recursos y se reducen necesidades de transporte, almacenamiento y gestión de papeles.
    • La automatización de procesos, las estadísticas y datos fiables, la trazabilidad de las operaciones, entre otras características del gobierno electrónico, facilitan el rendimiento de cuentas y la información al ciudadano.

Conclusión

Las nuevas tecnologías simplifican el acceso a los servicios públicos a quienes tenían grandes dificultades para llegar a las oficinas públicas, por motivos de localización geográfica, de condiciones físicas de movilidad u otros condicionantes. Se da así un paso trascendental para facilitar, en igualdad de condiciones, la plena integración de estas personas en la vida pública, social, laboral y cultural.

Si bien la gestión documental electrónica está basada en un cambio en la concepción y en la forma de trabajar del Estado, indirectamente favorece a la ciudadanía en su totalidad, siendo que los trámites se hacen de manera más ágil, más transparente, posibilitando cada vez más oportunidades de consulta y gestión por la vía digital.

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